Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

DUID. is de adviespraktijk van Danny Bouwman in Oss, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42157467. De handelsnamen zijn DUID. en DUID. Eerst begrijpen. Dan verbeteren.

Vestigingsadres: Harnas 41, 5346 WR Oss. Geen ontvangst van bezoekers.

Voor vragen over privacy of het gebruik van persoonsgegevens kun je mailen naar contact@duid.nu.

Welke gegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van het contact of de opdracht kan het gaan om:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en organisatie;
• de inhoud van e-mails, afspraken en andere correspondentie;
• offerte-, overeenkomst-, project-, factuur- en betalingsgegevens, zoals naam van de rekeninghouder, IBAN, bedrag en betalingskenmerk;
• bij videobellen: naam, contactgegevens en de tijdens het gesprek gedeelde beeld-, geluids- en scherminformatie;
• bij opleidingsadvies: relevante informatie over opleiding, werkervaring, ontwikkelvragen en opleidingsvoorkeuren die je zelf deelt;
• technische gegevens die de hostingprovider verwerkt voor beveiliging en werking van de website, zoals IP-adres, tijdstip, browser- en apparaatgegevens.

Deel bij een eerste contact geen BSN, identiteitskopie, medische gegevens of dossiers van anderen. Als voor een opdracht gegevens nodig zijn, spreken we vooraf af welke gegevens dat zijn en hoe ze zorgvuldig worden gedeeld.

Wanneer DUID. namens een opdrachtgever persoonsgegevens analyseert of opschoont, wordt vooraf bepaald wie verantwoordelijk is voor die verwerking. Waar DUID. als verwerker optreedt, gelden de instructies van de opdrachtgever en wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

Gegevens komen meestal rechtstreeks van jou. Bij een zakelijke opdracht kan een opdrachtgever contact- of projectgegevens verstrekken. Als DUID. daarvoor zelf verantwoordelijk is, informeert DUID. de betrokkenen over de bron en het gebruik. Bij opleidingsadvies via een werkgever spreken we vooraf af welke terugkoppeling nodig en toegestaan is; persoonlijke gespreksinhoud wordt niet automatisch met de werkgever gedeeld.

Waarom worden gegevens gebruikt?

Contact, afspraken en offertes

Om je vraag te beantwoorden en een mogelijke opdracht voor te bereiden. Bij een overeenkomst met jou is dit de voorbereiding of uitvoering daarvan. Bij contact namens een organisatie is het gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen te beantwoorden en afspraken te organiseren.

Uitvoering van adviesopdrachten

Om het afgesproken advies te kunnen geven, waaronder proces-, informatie- of opleidingsadvies. De grondslag is de overeenkomst met jou, of het gerechtvaardigde belang bij de uitvoering van een zakelijke opdracht wanneer je contactpersoon bent.

Administratie en facturatie

Om opdrachten af te rekenen en te voldoen aan wettelijke fiscale en administratieve verplichtingen. Daarvoor gelden de overeenkomst en de wettelijke verplichting.

Beveiliging en beperkte webanalyse

Het belang is een veilige, werkende en bruikbare website. Voor beperkte analyse is gerechtvaardigd belang de beoogde grondslag. De noodzaak, privacy-impact en toepasselijke toestemmingsregels moeten passen bij de feitelijke inrichting. De technische werking en instellingen worden bij publicatie gecontroleerd.

Je bent niet verplicht om gegevens te delen. Zonder de gegevens die nodig zijn voor een vraag, offerte of opdracht kan DUID. deze mogelijk niet behandelen. Als voor een afzonderlijke verwerking toestemming nodig is, wordt die apart gevraagd.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

DUID. bewaart gegevens zolang ze nodig zijn. Hieronder staan de maximale termijnen voor de eigen actieve administratie. De termijnen van 12 maanden zijn een keuze van DUID., geen algemene wettelijke verplichting. De fiscale bewaarplicht gaat waar nodig voor.

• Algemene vragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Offertes zonder opdracht: maximaal 12 maanden na afwijzing of het verstrijken van de geldigheid, behalve stukken die tot de te bewaren fiscale administratie behoren.
• Werkdossiers en opleidingsadvies: maximaal 12 maanden na afronding van de opdracht of de afgesproken nazorg. Overbodige kopieën en tussentijdse bestanden worden eerder verwijderd. Alleen noodzakelijke fiscale stukken worden apart langer bewaard.
• Facturen en fiscale administratie: doorgaans 7 jaar. Voor een afgesloten boekjaar rekenen we vanaf het einde van dat boekjaar; gegevens die langer actueel blijven, zoals een doorlopend contract, hebben een later startmoment. Voor wettelijke uitzonderingen, zoals onroerende zaken of het eenloketsysteem, geldt 10 jaar.
• Gegevens verwerkt namens een opdrachtgever: bij het einde van de dienstverlening teruggeven of verwijderen volgens de verwerkersafspraken en de keuze van de opdrachtgever, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. De eigen dossiertermijn van DUID. geldt hiervoor niet automatisch.
• Webanalyse: 90 dagen voor ruwe Matomo-bezoekgegevens en 24 maanden voor samengevoegde rapporten. DUID. controleert periodiek of de ingestelde verwijdering wordt uitgevoerd.
• Hostinglogs: mijn.host noemt voor technische en beveiligingslogs een maximum van 12 maanden, voor zover noodzakelijk. Dit is een leverancierstermijn, geen wettelijke verplichting om alle logs zo lang te bewaren.

Bij een concrete klacht, betwisting of wettelijke verplichting kan DUID. uitsluitend de daarvoor noodzakelijke gegevens langer bewaren. De reden en een herbeoordelingsmoment worden vastgelegd; dit is geen reden om een volledig dossier onbeperkt te bewaren.

DUID. controleert maandelijks welke gegevens hun bewaartermijn naderen en plant verwijdering uiterlijk op de einddatum. Elk kwartaal worden ook de verwijderinstellingen, toegangsrechten en herstelkopieën gecontroleerd. Een controle is geen reden om gegevens langer te bewaren.

Bij verwijdering worden ook losse kopieën, e-mailbijlagen en verwijdermappen betrokken. In iCloud kunnen verwijderde bestanden normaal nog 30 dagen herstelbaar zijn; DUID. verwijdert deze waar mogelijk direct definitief. Voor mijn.host-back-ups geldt volgens de gepubliceerde afspraken een rotatie van maximaal 90 dagen. Zulke herstelkopieën worden niet als werkarchief gebruikt. Na herstel moeten eerdere verwijderingen opnieuw worden toegepast.

Met wie worden gegevens gedeeld?

DUID. gebruikt mijn.host voor zakelijke e-mail, hosting en de eigen Matomo-installatie. Zakelijke bestanden staan op de eigen laptop en worden gesynchroniseerd met Apple iCloud Drive. De zakelijke mappen zijn niet met andere gebruikers gedeeld; binnen DUID. heeft alleen Danny Bouwman toegang. Dat sluit de technische verwerking door de gebruikte dienstverleners niet uit.

Voor de boekhouding gebruikt DUID. Gekko: daarin worden de noodzakelijke klant-, factuur- en administratieve gegevens verwerkt. Gekko is geen opslagplaats voor inhoudelijke adviesgesprekken of volledige projectdossiers. De precieze verwerkersafspraken voor klantgegevens worden nog verduidelijkt. De gepubliceerde gebruikersovereenkomst noemt een beschikbaarheid van opgeslagen gegevens van minimaal tien jaar. De mogelijkheden voor eerdere verwijdering volgens de hierboven genoemde termijnen worden met Gekko afgestemd; die leverancierstermijn is geen algemene fiscale bewaarplicht van tien jaar.

Betalingen verlopen via een zakelijke rekening bij Rabobank. De bank verwerkt betaalgegevens ook voor eigen wettelijke taken en is daarvoor zelfstandig verantwoordelijk. Een bankkoppeling met Gekko is niet als bestaande verwerking aangenomen.

Voor een online afspraak wordt vooraf afgesproken welke videobeldienst wordt gebruikt. De aanbieder verwerkt de gegevens die nodig zijn voor de verbinding. DUID. maakt niet standaard opnamen of automatische transcripties. Een eventuele opname vereist afzonderlijke afspraken, voorafgaande informatie en een passende grondslag. Bij ingebruikname van aanvullende diensten wordt deze verklaring waar nodig bijgewerkt.

Gegevens worden alleen aan andere partijen verstrekt als dat nodig en rechtmatig is voor de opdracht of een wettelijke verplichting. Persoonsgegevens worden niet verkocht. Voor leveranciers die als verwerker optreden, zijn passende verwerkersafspraken nodig. mijn.host publiceert daarvoor een verwerkersovereenkomst en een overzicht van ingeschakelde dienstverleners.

Apple beschrijft in zijn privacybeleid dat gegevens internationaal kunnen worden verwerkt en noemt Europese standaardcontractbepalingen voor doorgifte. De concrete toepasselijkheid op de zakelijke bestanden en het gebruikte iCloud-account moet nog worden gecontroleerd. Daarom claimt DUID. niet dat alle gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte blijven of dat er al een zakelijke verwerkersovereenkomst met Apple is bevestigd.

Ook bij andere leveranciers wordt beoordeeld of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt en welke waarborgen daarvoor gelden. Een Europese serverlocatie alleen zegt niet alles over toegang door ingeschakelde dienstverleners. De relevante doorgifte-informatie wordt vóór de betreffende verwerking aangevuld.

Cookies en analyse

Bij publicatie op duid.nu gebruikt deze website beperkte webanalyse met een eigen Matomo-installatie bij mijn.host, via analytics.duid.nu. In de private voorvertoning en lokale testomgeving staat die meting uit. Daarmee meet DUID. bijvoorbeeld welke paginaonderdelen worden bereikt, of een sectie 5 of 15 seconden aaneengesloten in het centrale deel van het actieve venster staat en welke links of cases worden gebruikt. Dat zegt niet of iemand de tekst leest of begrijpt. Verborgen tabbladen tellen niet mee voor deze tijdsdrempels.

De website schakelt analytische cookies uit en respecteert Do Not Track en de uitschakelkeuze hieronder. URL-zoekparameters en externe verwijzers worden niet doorgestuurd. De ingestelde uitgangspunten zijn: drie bytes van IP-adressen maskeren vóór opslag, ruwe bezoekgegevens na 90 dagen verwijderen en samengevoegde rapporten na 24 maanden verwijderen. DUID. controleert de werking na publicatie en vervolgens periodiek. Matomo verwerkt eerst bezoekgegevens om rapporten te maken; alleen samengevoegde cijfers bekijken maakt die brongegevens niet automatisch anoniem. DUID. gebruikt geen sessieopnamen of advertentieprofielen en verzendt de analysegegevens niet naar Matomo Cloud.

De uitschakelkeuze wordt alleen in je eigen browser opgeslagen en bevat geen bezoekersidentificatie. Links naar LinkedIn openen een externe website; daar geldt de privacyverklaring van LinkedIn.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking. Mail daarvoor naar contact@duid.nu. Om gegevens te beschermen kan om aanvullende identificatie worden gevraagd. Welke rechten van toepassing zijn, hangt af van de verwerking. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie op je verzoek. Bij een complex verzoek kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort binnen de eerste maand waarom. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Beveiliging en wijzigingen

DUID. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze verklaring wordt aangepast als de website, dienstverlening of gebruikte leveranciers veranderen. Bovenaan staat altijd de datum van de actuele versie.